Para elegir el mejor equipamiento tecnológico para una oficina, es necesario estudiar con detalle las rutinas cotidianas del trabajo. Muchas organizaciones terminan comprando equipos costosos sin antes analizar cuáles son las verdaderas necesidades de sus diversos departamentos.
El manejo de documentos impresos genera un costo operativo constante que afecta el presupuesto anual, por lo que conviene evaluar causas y soluciones. Las personas que se encargan de las compras suelen dudar entre la velocidad económica del monocromo y la versatilidad del color.
En las áreas administrativas se mueve una montaña de facturas, reportes contables e inventarios internos, donde lo importante es la velocidad y no la estética visual. Pero las divisiones de ventas y mercadeo, por el contrario, requieren de resultados impecables para causar una gran impresión en clientes potenciales.
Por otro lado, conocer el costo total de propiedad es fundamental para no afectar las finanzas corporativas. Un diagnóstico certero sobre el uso real del papel evita gastos innecesarios en suministros de color que jamás llegarán a aprovecharse del todo en la jornada diaria.
El dilema entre blanco y negro y la impresión a color
La forma monocromo se mantiene como la más eficaz para los trabajos de oficina cotidianos de cualquier compañía. Las impresoras que solo utilizan tóner negro ofrecen una velocidad de salida mayor y suponen un coste por página significativamente menor.
Los departamentos de contabilidad o de recursos humanos imprimen cientos de hojas semanales que no necesitan acabados cromáticos ni elementos visuales complejos. Por lo que elegir la tecnología monocromo reduce de manera drástica la utilización de insumos y simplifica la administración de inventarios en el almacén.
Además, los dispositivos monocromáticos necesitan el cambio de un solo cartucho, lo que permite minimizar los tiempos de paro técnico. La claridad del texto impreso mediante tecnología láser asegura una legibilidad impecable para contratos legales, guías de despacho y archivos bancarios.
La tecnología a color también es indispensable cuando la empresa produce con frecuencia material gráfico para clientes externos. Ofrecer una propuesta comercial o un catálogo de productos con imágenes de alta resolución proyecta una imagen más profesional ante socios clave.
Sin embargo, mantener estos equipos implica tener cuatro cartuchos de tóner diferentes para la cuatricromía tradicional. Si la empresa no produce constantemente material promocional, el gasto recurrente en insumos de color puede ser problemático de justificar financieramente.
Muchas organizaciones centralizan sus impresiones en color en un único equipo multifuncional, y dedican las impresoras monocromáticas a los trabajos administrativos pesados de cada departamento en concreto.
Criterios de evaluación para calcular la rentabilidad de los equipos
El primer parámetro para elegir la máquina adecuada es calcular el volumen mensual de trabajo. Los fabricantes indican el ciclo de trabajo recomendado, expresado en páginas por minuto, con el fin de evitar el desgaste prematuro de las piezas internas.
Si se exceden los límites de rendimiento recomendados, se provocarán obstrucciones continuas de papel y costosas averías mecánicas. La capacidad de las bandejas de entrada influye directamente en la productividad del personal, ya que evita recargas constantes durante la jornada laboral.
Un equipo que está preparado para hacer frente a grandes cargas de trabajo mantiene una velocidad constante sin sobrecalentar sus componentes internos de fijación térmica.
Se necesita una evaluación exhaustiva del precio de los materiales de sustitución antes de efectuar la adquisición inicial. Las impresoras económicas, por lo general, utilizan cartuchos de menor rendimiento que, a mediano plazo, terminan elevando el costo por página.
Las compañías que piensan en estrategia prefieren el rendimiento de los tóners de alta capacidad, que ofrecen miles de impresiones antes de agotarse completamente. Al incluir funciones de doble cara automáticas, se ahorran cantidades importantes de papel, lo que reduce tanto el impacto ambiental como el gasto en papelería en general.
La integración de sistemas de encriptación y el acceso mediante claves digitales preservan la confidencialidad de la información corporativa impresa.
Las 5 mejores empresas de impresoras láser corporativas
HP
La compañía estadounidense tiene una sólida presencia histórica en el sector tecnológico a nivel mundial. Sus equipos se caracterizan por tener instalaciones sencillas y una amplia compatibilidad con los más diversos sistemas operativos corporativos. Incluyen recursos de seguridad orientados a resguardar la red corporativa frente a posibles accesos externos al enviar documentación confidencial.
Ricoh
Dentro del mercado tecnológico actual, esta corporación destaca como una de las opciones más avanzadas y fiables. La tienda Ricoh destaca por la enorme durabilidad de sus partes internas y por un rendimiento energético óptimo en grado sumo.
Sus equipos están formados por ecosistemas digitales completos que posibilitan la digitalización ágil de documentos y su envío directo a plataformas de almacenamiento en la nube. Además, ofrece un servicio de soporte técnico altamente especializado en la región que asegura una impecable continuidad operativa. Tiene unos costes por página impresa muy competitivos, tanto en monocromo como en color.
Canon
Esta marca japonesa es conocida por la impecable calidad gráfica de sus impresiones. Sus modelos en color se caracterizan por una precisa gestión cromática muy valorada tanto en el ámbito creativo como en la industria. Ofrecen estructuras resistentes y un funcionamiento silencioso, lo cual es ideal para oficinas que desean tener un ambiente sin ruidos molestos.
Xerox
En el desarrollo de tecnologías de gestión documental para grandes corporaciones, esta firma tiene una trayectoria legendaria. Sus sistemas de alto volumen resisten cargas de trabajo masivas con total solvencia técnica. Se diseñan programas informáticos privativos orientados a la automatización de los procesos administrativos y a la gestión eficaz de los flujos de trabajo en empresas con una elevada demanda de papel.
Brother
Se trata de una marca que se perfila como una opción muy versátil para las microempresas y medianas empresas con presupuestos acotados. Sus aparatos son muy compactos y muy fáciles de mantener. Equilibran de manera adecuada el precio inicial y el costo de funcionamiento, lo que permite a los emprendimientos acceder a tecnología láser sin que tengan que hacer inversiones excesivas.